fbpx

Online Generalforsamling kan afholdes af alle

Foråret er højsæson for Generalforsamlinger i foreningslivet. Der er selvfølgelig også generalforsamlinger i efteråret. Men de flest er her nu eller skulle have været afholdt. For det er ligesom om, at vi holder vejret lige nu. Udskyder vores generalforsamlinger, da forsamlinger ikke er tilladt i større antal. Hemmeligheden bag mange generalforsamlinger er, at der ikke kommer ret mange. Men der er en chance for, at medlemmerne dukker op, så derfor holder vi vejret og lader generalforsamlingen vente.

I min egen forening, som er en Taekwondo forening, har vi udsat vores generalforsamling pga. COVID19. Vi har også talt om, at vi kunne afholde den i en stor hal, hvor deltagerne kunne sidde i små grupper og med god afstand til hinanden. Det har vi ikke gjort, da dette heller ikke vil være forsvarligt. Så nu har vi valgt, at afholde Online generalforsamling. Jeg vil i dette indlæg komme med vores overvejelser og hvordan vi har grebet det an. Vores online generalforsamling skal afholdes i næste uge. Og for god ordens skyld skal jeg måske nævne, at vores generalforsamlinger normalvis trækker mere end 80% af vores medlemmer samt nogle af deres forældre. Og ja, vi har børnene med til vores generalforsamling.

Overvejelser ved online generalforsamling

Online generalforsamling

Jeg vil ikke påstå, at online generalforsamlinger kan afholdes i alle slags foreninger. Vi er en forholdsvis lille forening med 55-60 medlemmer, inkl. bestyrelse og instruktører. Men vores medlemsdemokrati fungerer og fungerer godt.
Vi står overfor, at et bestyrelsesmedlem skal udskiftes og ikke længere ønsker, at sidde i bestyrelsen. Herudover, har vi som alle andre foreninger, et regnskab der skal afsluttes og et budget der skal godkendes, inden vi kommer alt for langt ind i dette nye år. Og det er vi jo så allerede. Så med en udskydelse til ubestemt tid kan vi ikke leve med. Vi skal have afgjort tingene, valgt et nyt medlem og godkendt regnskab og budget.

Vi havde en hel klar forståelse for vores aflysning af vores ordinære generalforsamling i marts måned. Og har valgt, at indkalde til vores online generalforsamling med kortere varsel end normalt. Det forstår vores medlemmer godt. Det er jo trods alt en ekstraordinær situation vi står i. Så med 14 dages varsel, mod 4 uger, har vi nu indkaldt til online generalforsamling. Og vi ved jo først på selve generalforsamlingen om vores medlemmer kan godkende den kortere indkaldelse. Men det tvivler jeg nu ikke på, at de gør.

Så vores overvejelser gik på, om vi kunne afholde generalforsamlingen online, om vi kunne indkalde med kortere varsel og om vi stadig skulle have børn med virtuelt. Og det opfordrer vi til. At vores børnemedlemmer deltager online med deres forældre.

Vedtægter og juristeri

Vedtægterne er foreningens lov. Og i mine mange år som foreningskonsulent, har jeg aldrig set et sæt vedtægter, hvori der står, at en generalforsamling skal afholdes i fysisk form og i et fysisk lokale. Det kan man selvfølgelig skrive ind i sine vedtægter. Men det har der ikke stået noget om, i alle de mange vedtægter, jeg har fået lov til at læse og godkende. Så ud fra den kendsgerning mener jeg, at det er helt legalt, i forhold til foreningens lov, at afholde online generalforsamlinger.
Vi kan altid diskutere om alle kan komme til en online generalforsamling. Eller om alle kan flytte sig fysisk til et fysisk lokale. Alle formalier skal naturligvis overholdes. Indkaldelsen skal sendes rettidigt, der skal vælges en dirigent og referent og der skal være modtagelse af indkomne forslag, behandling af disse og alt andet som også skal ske på en fysisk generalforsamling.

Online generalforsamling, sådan gør I

Start med at finde en online platform, som I mener kan huse antallet af deltagere I forventer og som minimum har mulighed for, at vise powerpoints og lave afstemninger. Når denne er fundet opretter I jeres online generalforsamling. Foreningsuddannelser.dk har sin egen platform foreningenonline.dk som kan bruges til online generalforsamlinger og du kan til og med maj få gratis adgang her.

I har sikkert allerede en hjemmeside. Lav en underside. Brug den til at opstille eventuelle kandidater der skal vælges. Her kan kandidaterne så fortælle, om dem selv og hvorfor de skal vælges. Brug også hjemmesiden til at opliste eventuelle indkomne forslag og lad jeres medlemmer eventuelt kommentere på disse forslag. Så har I allerede startet debatten inden. Brug også hjemmesiden til at linke til både regnskab og budget.

Indkaldelsen skal sendes rettidigt, medmindre I lige som vores forening, skønner, at medlemmerne vil godkende generalforsamlingen alligevel. Den kan indkaldes elektronisk, med mail, og med selve indkaldelsen kan der linkes til hjemmeside og det møderum, som I har lavet på jeres online videomøde platform.

Forud for selve generalforsamlingen, skal I aftale indbyrdes, hvem som styrer det tekniske og hvem som skal holde øje med chat og lignende. Det er altid en god idé, at være mindst to til afholdelse af sådanne online sessioner. Det giver mere overskud til den enkelte.

Lav en Powerpoint med alt indhold på. Dagsorden, indkomne forslag og valg eller hvad I nu har der skal vises og tales om. Lav det i den rækkefølge, som det skal komme i. Så er det nemmere for den, som styrer det tekniske og følge dirigenten.

Når selve dagen kommer, så log ind i god tid. I som bestyrelse kan også lave en generalprøve på selve generalforsamlingen, så I ved hvordan det skal køre og hvem der gør hvad. Og lad så generalforsamlingen løbe som den plejer. Valg af dirigent og referent. Formandens beretning. Regnskabfremlæggelse og godkendelse. Budget, kontingent og forslag. Valghandlinger. Lad dirigenten styre talehandlingen og hjælp med, at holde øje med om nogle vil tale. I kan jo på forhånd aftale, at man som normalt hånden hånden op foran web-kameraet, når man vil sige noget.

Ved afstemninger har langt de fleste foreninger, en passus, omkring anonyme afstemninger eller skriftlige afstemninger, skrevet i deres vedtægter. Og det er en af de ting, som mange mener kan gøre, at der ikke bare kan afholdes online generalforsamlinger. Det mener jeg, at man kan komme over ved enten, at sende sin stemme via mail til dirigenten eller valgte stemmetællere. Har man mulighed for afstemninger i sin platform, kan denne bruges. Langt de fleste online mødeplatforme, som har afstemnings muligheder, har også muligheden for, at offentliggøre selve resultatet af en afstemning. Det kan man så lade være med, ved anonym skriftlig afstemning.

Referenten skriver referat som sædvanligt. Man kan også vælge, at optage hele genralforsamlingen. Det hjælper referenten og man kan offentliggøre videoen, hvis man har lyst.

Online generalforsamling er ikke for alle

I den situation som verden befinder sig i lige nu, er det oplagt med online generalforsamlinger. Men man kan sagtens gøre det til en permanent måde, at gøre det på. Især foreninger, som kan have svært ved, at tiltrække deltagere til deres generalforsamlinger. Her kan det være en måde, at genstarte kulturen i, at vi afholder generalforsamlinger fordi, det er den øverste myndighed i foreningen og det er her, at medlemmer kan få en del af deres medbestemmelse.

Online generalforsamlinger kan også splittes op, så eksempelvis valghandlingen af nye bestyrelsesmedlemmer og fremlæggelse af regnskab gøres online. Efter følgende kan man mødes til debat om formandens beretning og have en mere social vinkel. Det er jo kun op til dig og din forening.

Så nej, Online generalforsamling er ikke for alle, men alle kan afholde dem – både nu og i fremtiden.

Scroll til toppen